Landesrechnungshof überprüfte Zahlungsvollzug des Landes

veröffentlicht am 7. Oktober 2021

Einleitung

Der Kärntner Landesrechnungshof überprüfte den Zahlungsvollzug des Landes. Er zeigt Mängel im Internen Kontrollsystem des Landes und der Bezirkshauptmannschaften auf und spricht 91 Empfehlungen aus, um den Zahlungsvollzug zu verbessern. Dadurch wäre auch die Auszahlung der Gelder sicherer.

Pressemitteilung

Interne Kontrolle

Die Prozesse rund um Zahlungen des Landes hatte der Kärntner Landesrechnungshof im Blick. Für die Jahre 2019 und 2020 wurden die Unterabteilung Finanzbuchhaltung, die Barkassen des Landes und die Bezirkskassen in den Bezirkshauptmannschaften überprüft. Der Landesrechnungshof stellte fest, dass es beim Land und bei den Bezirkshauptmannschaften kein systematisches Internes Kontrollsystem im Bereich des Zahlungsvollzugs gibt.

„Die geprüften Stellen profitieren davon, wenn sie sich mit Risiken auseinandersetzen und Kontrollmaßnahmen erarbeiten“, sagt Landesrechnungshof-Direktor Günter Bauer.

Um Zahlungen durchzuführen, mussten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 20 verschiedene Erlässe und Dienstanweisungen berücksichtigen. Mehr als die Hälfte davon war älter als zwei Jahrzehnte. Der Landesrechnungshof empfiehlt, ein einheitliches Haushaltsrecht auf Landesebene zu schaffen. Dadurch wären die Regelungen übersichtlicher und transparenter. Außerdem könnte die Finanzabteilung moderne Kontrollmaßnahmen in die neuen Vorschriften einfließen lassen.

Fehlende Unterschriften

Bei Zahlungen des Landes fehlten teilweise ordnungsgemäße Anordnungen. Zehn von 225 Stichproben zahlten die geprüften Stellen ohne die notwendige Unterschrift einer befugten Person aus.

In den Bezirkshauptmannschaften war der Zahlungsvollzug Aufgabe der Bezirkskassen. Für jede Auszahlung mussten unterzeichnete Anordnungen des Bezirkshauptmanns vorliegen. Drei Bezirkskassen zahlten Geld aus, obwohl keine unterzeichnete Anordnung vorlag. Dies betraf insbesondere Auszahlungen von Unterhalt und Patenschaftsgeldern, Geldtransfers auf das Bankkonto der Bezirkshauptmannschaft sowie die Grundversorgung von Asylberechtigten. Laut Auskunft wurde die Anordnung in diesen Fällen erst nach der Zahlung unterzeichnet. Der Landesrechnungshof empfiehlt, Zahlungen nur mit unterzeichneten Anordnungen zu tätigen.

Keine Trennung zwischen Kasse und Buchhaltung

Eine Person allein darf aufgrund des Prinzips der Funktionstrennung nicht für den gesamten Prozess des Zahlungsvollzugs zuständig sein. Der Landesrechnungshof kritisiert, dass in den Bezirkshauptmannschaften keine durchgängige Funktionstrennung zwischen Kasse und Buchhaltung vorgesehen war. Sämtliche Kassenbediensteten verfügten über die gleichen Berechtigungen. Sie konnten selbst eine Auszahlung aus der Barkasse tätigen, einen Geschäftsfall verbuchen oder offene Posten ausgleichen.

Die mangelnde Funktionstrennung fand der Landesrechnungshof in allen Bezirkskassen vor.

„In der Bezirkskasse Sankt Veit an der Glan wurde auf diese Weise die Veruntreuung ermöglicht. Wir empfehlen, technisch sicherzustellen, dass keine Kassenbedienstete und kein Kassenbediensteter den gesamten Zahlungsvollzug allein durchführen kann“, sagt Direktor Bauer.

Schwachstelle Reisepass

Wenn eine Person einen Reisepass, Personalausweis oder Führerschein bei der Bezirkshauptmannschaft beantragte, entrichtete sie dafür eine Gebühr. Dieser Betrag war in die Bezirkskasse einzuzahlen. Unter Vorweis der Einzahlungsbestätigung der Kasse beantragte die Person das Dokument in der richtigen Abteilung, zum Beispiel im Passamt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Passamts hatten jedoch keine Möglichkeit zu kontrollieren, ob das Geld tatsächlich in die Kasse gelegt und im Kassenbuch verbucht wurde.

Eine Abstimmung zwischen den eingezahlten und in den Abteilungen beantragten Reisepässen, Personalausweisen und Führerscheinen fehlte in sieben der acht Bezirkshauptmannschaften. Der Landesrechnungshof sieht dies als Schwachstelle, da die Einzahlung in die Bezirkskasse unterbleiben und Abteilungen wie dem Passamt eine fingierte Einzahlungsbestätigung ausgehändigt werden könnte.

Digitalisierung des Zahlungsvollzugs

Rund ein Drittel der Eingangsrechnungen zahlte das Land nicht fristgerecht. Der Landesrechnungshof empfiehlt, die mit den Gläubigern vereinbarten Fristen einzuhalten und Zahlungsziele optimal auszunutzen.

„Wir empfehlen, den gesamten Prozess vom Eingang der Rechnungen bis zur Verbuchung in einem digitalen Workflow abzubilden. Das beschleunigt den Zahlungsvollzug und macht ihn sicherer“, sagt Direktor Bauer.

Seit 2013 konnten Rechnungen beim Land als PDF oder e-Rechnung eingereicht werden. Die organisatorischen und technischen Voraussetzungen, um die digital eingereichten Rechnungen effizient abzuwickeln, fehlten aber beim Land. E-Rechnungen wurden in den Abteilungen ausgedruckt und mit den unterschriebenen Anordnungen in Papierform an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet. Der Landesrechnungshof empfiehlt, die notwendigen Voraussetzungen für die digitale Abwicklung von e-Rechnungen zu schaffen.

Einige Lieferanten gewährten dem Land bei vorzeitiger Zahlung einen Skontoabzug. Das Land nutzte den möglichen Skontoabzug im Jahr 2019 bei 90 von 178 Stichproben und im Jahr 2020 bei 26 von 170 Stichproben nicht. Die entgangenen Skontobeträge beliefen sich in Summe auf 2.435,38 Euro. Der LRH empfiehlt, alle gewährten Skonti in Anspruch zu nehmen. Auch das wäre in einem digitalen Workflow leichter umsetzbar.