Landesrechnungshof fordert mehr Sorgfalt bei Verbuchungen im Land

Über drei Viertel der Buchungsbelege des Landes, die der Kärntner Landesrechnungshof überprüft hat, sind mangelhaft. Der Großteil (76 Prozent) der Belege hat formale Mängel. Formale Mängel widersprechen den Vorgaben, haben aber kaum direkte Auswirkungen auf den Landesrechnungsabschluss. 11 Prozent der Belege haben jedoch materielle Mängel, die den Landesrechnungsabschluss verfälschen könnten.

Der Landesrechnungshof überprüfte für seinen Bericht 350 Buchungsbelege aus dem Jahr 2016, die alle Bereiche des Rechnungswesens im Land umfassen. Diese Überprüfung ist eine Ergänzung zur Prüfung des Rechnungsabschlusses, die der Landesrechnungshof jedes Jahr durchführt. Bei dieser Teilprüfung lag der Fokus auf der Ordnungsmäßigkeit der Landes-Buchhaltung.

„Wir haben die Buchhaltung des Landes überprüft, um mit unseren Empfehlungen die Vorbereitungen für die bevorstehende Haushaltsreform bestmöglich zu unterstützen“, sagt Landesrechnungshofdirektor Günter Bauer.

Viele formale Mängel

Buchungsbelege sind unvollständig, beispielsweise fehlen Originalrechnungen. Das Belegdatum wurde falsch eingetragen. Die Rechnungsnummer ist nicht vollständig. Geschäftsfälle wurden auf falsche Konten verbucht. Bei 31 Prozent der überprüften Buchungen ist die Beschreibung des Geschäftsfalls nicht aussagekräftig. Die Liste der Mängel, die der Landesrechnungshof bei seiner Überprüfung der Verbuchungen im Land festgestellt hat, lässt sich noch weiter fortsetzen. Bei einer Stichprobe führten die Fehler zu einer Doppelzahlung.

Obwohl Rechnungen an das Land nicht ordnungsgemäß ausgestellt waren, veranlasste die Buchhaltung des Landes deren Zahlung. Auf manchen Rechnungen fehlten zum Beispiel wichtige Rechnungsmerkmale wie der Leistungszeitraum oder der Hinweis auf Steuerbefreiung. Bei sechs Stichproben wurden die Originalrechnungen beim Land händisch korrigiert, obwohl Berichtigungen nur das rechnungsstellende Unternehmen machen darf.

Zu spät gezahlt

Zwei Drittel der überprüften Rechnungen zahlte das Land nicht innerhalb der Zahlungsfrist. Teilweise vergingen mehr als 40 Tage vom Eingang der Rechnung bis zur Auszahlung. Die Zahlungsfrist darf jedoch laut Zahlungsverzugsrichtlinie der EU normalerweise nicht mehr als 30 Tage betragen.

Die Rechnungen blieben meistens bei den Dienststellen des Landes liegen. Vereinzelt verging sogar mehr als ein Monat, bis die Dienststellen die Rechnungen an die Buchhaltung weiterleiteten, nachdem sie deren Richtigkeit überprüft hatten. Bei manchen Rechnungen konnte der Landesrechnungshof nicht nachvollziehen, wann sie fällig waren, weil ein Eingangsvermerk fehlte, mit dem die Zahlungsfrist zu laufen begann. Das Buchhaltungssystem des Landes hat eine Funktion zur fristgerechten Zahlung von Rechnungen. Die dafür notwendigen Daten wurden jedoch großteils nicht korrekt eingegeben. Die Finanzabteilung sollte die Dienststellen anweisen, die Zahlungsbedingungen in Zukunft korrekt und vollständig einzutragen, um verspätete Zahlungen zu minimieren.

Der Landesrechnungshof empfiehlt dem Land auch den Skontoabzug besser zu nutzen. Dieser Preisnachlass wird bei Zahlung innerhalb einer vorgegebenen Frist gewährt. Bei einem Drittel der Stichproben, bei denen ein Skontoabzug möglich gewesen wäre, zahlte das Land den vollen Betrag ohne das Skonto abzuziehen. In anderen Fällen zog das Land den Skontobetrag ab, obwohl die Zahlung erst nach Ablauf der Skontofrist erfolgte.

„Wir haben in unserem Bericht 43 Empfehlungen ausgesprochen, um die Verbuchungen des Landes zu verbessern. In zwei Jahren werden wir diesen Bereich wieder überprüfen und hoffen, dass die Fehler bis dahin behoben sind“, sagt Direktor Bauer.