Rechnungsabschluss 2024 des Landes – Ordnungsmäßigkeitsprüfung

Digitaler Zahlungsvollzug

Das Land führte den Zahlungsvollzug auf zwei Arten durch: Unternehmen konnten ihre Rechnungen als e-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format über das Unternehmensserviceportal des Bundes dem Land übermitteln. Darüber hinaus langten Rechnungen beim Land mittels Post in Papierform ein. Da der digitale Zahlungsvollzug beim Land noch nicht flächendeckend umgesetzt war, wurden e-Rechnungen zum Teil ausgedruckt und anschließend in Papierform bearbeitet. Im Jahr 2024 gingen beim Land insgesamt 27.046 e-Rechnungen ein. Davon wurden 57,5% mittels digitalem Zahlungsvollzug bearbeitet, die übrigen 11.545 e-Rechnungen in Papierform. Der LRH empfahl, die Digitalisierung des Zahlungsvollzugs rasch in allen Dienststellen des Landes umzusetzen. Dies würde die Verwaltungsprozesse beschleunigen und gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit sowie die Transparenz der Haushaltsverrechnung erhöhen. Er empfahl weiters eine verpflichtende Übermittlung von e-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format an das Land.

Eine Schwachstelle im digitalen Zahlungsvollzug war die fehlende technische Prüfung der Anweisungsbefugnisse. So konnten alle, bei denen der digitale Zahlungsvollzug freigeschalten war, Zahlungen im gesamten Landeshaushalt freigeben. Damit war technisch nicht sichergestellt, dass ausschließlich eine anweisungsbefugte Person die Zahlung freigab. Dies verursachte einen hohen Prüfaufwand in der Buchhaltung: Bei jedem Geschäftsprozess musste anhand der Unterschriftenprobenblätter geprüft werden, ob die Person für den jeweiligen Geschäftsbereich anweisungsberechtigt war.

Doppelt bezahlt

Die Überprüfung sämtlicher Zahlungen des Landes im Jahr 2024 ergab 21 Doppelzahlungen mit einem Gesamtbetrag von 19.270,45 Euro im Jahr 2024. Davon waren 2.170,60 Euro zum Zeitpunkt der Überprüfung von den Geschäftspartnern noch nicht rückerstattet. Die Finanzbuchhaltung forderte auf Nachfrage des LRH deren Rückzahlung ein. Zu Abschluss der Überprüfung war der Betrag vollständig zurückgezahlt. In 14 Fällen waren Geschäftspartner, Betrag, Belegdatum und Rechnungsnummer identisch. In diesen Fällen lieferte die automatisierte Doppelbuchungsprüfung im SAP-System einen entsprechenden Hinweis, den der Sachbearbeiter jedoch übergehen konnte. Der LRH empfiehlt, die automatisierte Erkennung von Doppelbuchungen im SAP des Landes weiterzuentwickeln, um auch bei geringen Abweichungen in der Rechnungsnummer eine Warnmeldung auszulösen.

Zahlungsfrist überschritten

Bei 240 von 659 Eingangsrechnungen (36,4 Prozent) war die Zahlungsfrist überschritten. Dies war meist darauf zurückzuführen, dass die Dienststellen die Zahlungs- und Verrechnungsaufträge zu spät der Finanzbuchhaltung übermittelten. Auch Mängelbehebungen, beispielsweise aufgrund falscher Kontenzuordnung oder fehlender Unterschriften, führten in einigen Fällen dazu, dass das Land Zahlungen nicht fristgerecht tätigte. Auswertungen des digitalen Zahlungsvollzugs ergaben, dass das Land 28,5 Prozent der e-Rechnungen zu spät zahlte. Andere Rechnungen zahlte das Land deutlich vor Ablauf der Zahlungsfrist. Bei 149 Stichproben (22,6 Prozent) erfolgte die Zahlung mehr als eine Woche vor dem jeweiligen Zahlungsziel.