LRH überprüfte Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung 2024 des Landes

381 von 800 Stichproben wiesen Mängel auf. Dies waren 47,6 Prozent. 16 Stichproben betrafen Mängel mit Auswirkungen auf den Rechnungsabschluss, was zu einem fehlerhaften Ausweis des verbuchten Geschäftsfalls im Rechnungsabschluss des Landes führen konnte. Bei drei Fällen wurden Kontrollmaßnahmen nicht angewandt. Beinahe die Hälfte der Stichproben (381 von 800) wies sonstige Mängel auf. Die sonstigen Mängel waren grundsätzlich formal, hatten jedoch unter Umständen finanzielle Auswirkungen. Hielt das Land beispielsweise das Zahlungsziel nicht ein, führte dies eventuell zu Mahnspesen oder Verzugszinsen und damit zu finanziellen Auswirkungen.

So wurde bei 240 von 659 Eingangsrechnungen (36,4 Prozent) die Zahlungsfrist überschritten. Dies war meist darauf zurückzuführen, dass die Dienststellen die Zahlungs- und Verrechnungsaufträge zu spät der Finanzbuchhaltung übermittelten. Auch Mängelbehebungen, beispielsweise aufgrund falscher Kontenzuordnung oder fehlender Unterschriften, führten in einigen Fällen dazu, dass das Land Zahlungen nicht fristgerecht tätigte. Auswertungen des digitalen Zahlungsvollzugs ergaben, dass das Land 28,5 Prozent der e-Rechnungen zu spät zahlte. Andere Rechnungen zahlte das Land deutlich vor Ablauf der Zahlungsfrist. Bei 149 Stichproben (22,6 Prozent) erfolgte die Zahlung mehr als eine Woche vor dem jeweiligen Zahlungsziel.

e-Rechnungen ausgedruckt statt digital bearbeitet

Auch beim digitalen Zahlungsvollzug zeigte sich Optimierungspotential. Unternehmen haben die Möglichkeit, dem Land e-Rechnungen über das Unternehmensserviceportal des Bundes zu übermitteln. Ansonsten langen Rechnungen beim Land mittels Post in Papierform ein. Da der digitale Zahlungsvollzug beim Land noch nicht flächendeckend umgesetzt war, wurden e-Rechnungen zum Teil ausgedruckt und anschließend in Papierform bearbeitet. 2024 gingen beim Land insgesamt 27.046 e-Rechnungen ein. Davon wurden 57,5% mittels digitalem Zahlungsvollzug bearbeitet, die übrigen 11.545 e-Rechnungen in Papierform. Der LRH empfiehlt, die Digitalisierung des Zahlungsvollzugs rasch in allen Dienststellen des Landes umzusetzen.

„Der digitale Zahlungsvollzug ist wesentlicher Bestandteil einer modernen, transparenten und effizienten öffentlichen Verwaltung. Die vollständige digitale Bearbeitung beschleunigt die Verwaltungsprozesse, reduziert das Fehlerrisiko und verbessert die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Haushaltsverrechnung. Im selben Zug sollte eine verpflichtende Übermittlung von e-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format an das Land eingeführt werden”, sagt LRH-Direktor Günter Bauer.

„Prinzip der minimalen Rechte“ anwenden

Eine Schwachstelle im digitalen Zahlungsvollzug war die fehlende technische Prüfung der Anweisungsbefugnisse. So konnten alle, bei denen der digitale Zahlungsvollzug freigeschalten war, Zahlungen im gesamten Landeshaushalt freigeben. Damit war technisch nicht sichergestellt, dass ausschließlich eine anweisungsbefugte Person die Zahlung freigab. Dies verursachte einen hohen Prüfaufwand in der Buchhaltung: Bei jedem Geschäftsprozess musste anhand der Unterschriftenprobenblätter geprüft werden, ob die Person für den jeweiligen Geschäftsbereich anweisungsberechtigt war.

„Es sollte technisch sichergestellt werden, dass Zahlungen ausschließlich von Personen freigegeben werden können, die im jeweiligen Geschäftsbereich anweisungsberechtigt sind. Grundsätzlich sollte jede Person nur auf jene Funktionen und Daten Zugriff haben, die sie für ihre konkrete Aufgabe tatsächlich benötigt. Dieses ‚Prinzip der minimalen Rechte‘ schützt vor unbefugten Freigaben, erhöht die Transparenz und senkt den Bearbeitungsaufwand für die Buchhaltung des Landes“, so der LRH-Direktor.

21 Rechnungen doppelt bezahlt

Die Überprüfung sämtlicher Zahlungen des Landes im Jahr 2024 ergab 21 Doppelzahlungen mit einem Gesamtbetrag von 19.270,45 Euro im Jahr 2024. Davon waren 2.170,60 Euro zum Zeitpunkt der Überprüfung von den Geschäftspartnern noch nicht rückerstattet. Die Finanzbuchhaltung forderte auf Nachfrage des LRH deren Rückzahlung ein. Zu Abschluss der Überprüfung war der Betrag vollständig zurückgezahlt.

In 14 Fällen waren Geschäftspartner, Betrag, Belegdatum und Rechnungsnummer identisch. In diesen Fällen lieferte die automatisierte Doppelbuchungsprüfung im SAP-System einen entsprechenden Hinweis, den der Sachbearbeiter jedoch übergehen konnte. Der LRH empfiehlt, die automatisierte Erkennung von Doppelbuchungen im SAP des Landes weiterzuentwickeln, um auch bei geringen Abweichungen in der Rechnungsnummer eine Warnmeldung auszulösen.